Procédure PO3I

I - Caractéristiques générales du système

A) Fournisseur(s)

- Nom :

- Adresse :

- Téléphone :

- Télécopie :

- Télémaintenance :

B) Architecture

1) Unité centrale

- PC :

- Serveur :

- Mini-ordinateur :

- Disque(s) dur(s) Nombre : Capacité :

2) Connexions

- Internes au laboratoire :

. Mono - bidirectionelle :

Indiquer les appareils concernés

. Existence d'un réseau interne :

+ Serveur : nombre de postes connectés :

localisation des postes :

- Externes au laboratoire :

. En milieu hospitalier :

+ Connexion à l'administration : mode et fonctionnement

+ Connexions aux services cliniques

+ Nature des informations échangées

+ Existence d'un réseau :

. Serveur : nombre de postes connectés

. En ville :

+ Connexion avec les prescripteurs

+ Connexion avec des cliniques

+ Connexion avec d'autres laboratoires

3) Périphériques

- Indiquer systématiquement : nombre et situation

. Consoles de saisie - Lecteurs de code à barres

. Terminaux analytiques dédiés

. Terminaux "intelligents" de validation

. Imprimantes code à barres

. Imprimantes des différents documents à éditer

4) Progiciel

- Environnement (DOS, WINDOWS, UNIX, etc...)

- Interface utilisateur (mode caractère, graphique, etc...)

- Paramétrage utilisateur (recensement des différents paramétrages, ordre éventuel de

paramétrage et mise en oeuvre)

- Nombre et type de fichiers :

. Structure et organisation

- Base de données :

. Structure et organisation

C) Maintenance

- Existence d'un contrat de maintenance

- Durée de validité

- Nature de la maintenance :

. Téléphone, modem, etc...

II- Utilisation du système

A) Utilisation quotidienne

1) Accueil

a) Création d'un patient

b) Création du dossier d'un patient

- Identification du patient :

. N° d'hospitalisation

. Nom, prénom, date de naissance, sexe, nom de feune fille, adresse ...

- Saisie des demandes d'analyse :

. Code, numéro, etc...

. Analyse unique, ensemble d'analyses

. Analyse dont le résultat sert à un calcul

- Saisie des renseignements complémentaires :

. Par question - réponse

. Par analyse à résultat immédiat

. Par code-texte

- Identification du dossier :

. Numéro séquentiel - date, jour, mois, année

. Par jour, par an, etc...

c) Modification d'un dossier

- Texte - Ajout - Suppression - Analyse gratuite - Mode d'accès (code réservé ou non)

2) Impression

- Des envois extérieurs

- Des listes de travail

- Des analyses en retard

3) Traitement des résultats

- Mode de saisie :

. Manuelle, double saisie

. Automatique

- Validation analytique

. Existence d'alarmes visuelles ou sonores

. Exploitation de l'antériorité ("delta-check")

- Validation biologique :

. Analyse de cohérence par appel à la demande d'autres résultats

. Existence d'un système-expert

4) Impression des résultats

- Se référer à la procédure PF8

- Dossiers partiels, complets, duplicata, dossiers cumulatifs (jusqu'à n antériorités)

- Par famille ou classe d'analyses

- Automatique ou à la demande

5) Recherche de demande

- Visualisation d'un dossier (ou plusieurs dossiers)

- Visualisation d'une ou plusieurs analyses dans un ensemble de dossiers

B) Exploitation

1) Facturation (cf. procédure PO3F)

- Impression des relevés, feuilles de maladie, rappel de paiement, journal des factures, des

impayés, des paiements

- Annulation d'un document (feuille de maladie, etc...)

- Paiement des factures

2) Statistiques d'activité

- Conformément à la procédure PO3SA

3) Gestion des rendez-vous

4) Impression

- Du journal légal quotidien

- Du journal de caisse

- Des rapports récapitulatifs

- Des différents dictionnaires

C) Dictionnaires

- Des titres et sous-titres (présentation du compte-rendu)

- Des analyses

- Des valeurs de référence et des code textes

- Des tubes de prélèvement (cf. procédure PF2)

- Des familles, classes et groupes d'analyses

- Des codes postaux et des correspondants divers (prescripteurs, préleveurs, caisses primaires

d'assurance maladie, mutuelles et autres correspondants)

- etc...

III - Conduite à tenir en cas de dysfonctionnement

A) Du système de protection électrique

Le secteur informatique doit être protégé des coupures électriques intempestives, par un onduleur.

Celui-ci doit bénéficier d'une maintenance.

Pour mémoire, l'unité centrale doit être préservée de toute variation thermique et hygrométrique. Elle doit se situer dans une salle éloignée des zones de poussière et des charges électrostatiques.

B) Du système informatique

1) Causes

- Localisation et identification de la panne (connexions, consoles, imprimantes, unité centrale ou concentrateur)

- Erreur de l'opérateur dans une commande d'ordre

- Autres causes (orage, etc...)

2) Procédure de dépannage

- Par l'utilisateur (procédure interne) :

. Un répertoire des pannes et actions à entreprendre est placé à proximité de l'unité

centrale. Ce répertoire collige les différentes actions à conduire

. Il est tenu à jour en mentionnant la date et l'heure de l'intervention, le motif de

l'intervention et le résultat.

- Par le service informatique (télémaintenance) :

. Celui-ci doit indiquer par fax l'action entreprise. Si elle donne lieu à une procédure

exécutable par l'utilisateur, elle sera alors consignée dans le répertoire des pannes.

IV - Sauvegarde et archivage

1) Sauvegarde

a) Le disque dur supportant l'ensemble des fichiers et le progiciel est en général en doublon

(disques "miroirs")

Il est d'autre part défini par sa taille (capacité mémoire) judicieusement choisie en fonction de

l'activité du laboratoire.

b) Quotidiennement, une copie du fichier est effectuée sur un support magnétique. Un support

est réservé à chaque jour de la semaine, le dimanche assurant la sauvegarde hebdomadaire.

Mensuellement, cette opération est également effectuée.

2) Archivage

- Plusieurs dispositifs peuvent être utilisés :

. Archivage papier

. Archivage magnétique ou optique

. Autres dispositifs

Il est effectué conformément aux procédures PO7A1 et A2 notamment.